TUGAS 3 MANAJEMEN PROYEK (Softkill)

Ada tiga garis besar untuk menciptakansebuah proyek, yaitu :

1. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.).

2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha




MANAJEMENT RESIKO PROYEK
Manajemen resiko adalah proses sistematik dari perencanaan, identifikasi, analisis, pemberian respon, dan pengawasan dari resiko proyek2. Manajemen resiko melibatkan proses-proses, alat-alat, dan teknik-teknik yang akan membantu manajer memaksimalkan kemungkinan dan konsekuensi dari kejadian-kejadian positif dan meminimalkan kemungkinan dan konsekuensi dari kejadian-kejadian negatif. Manajemen-resiko proyek paling efektif dilakukan pada awal dari suatu proyek dan bertanggung jawab terus menerus selama proyek berlangsung. Pengukuran resiko didasarkan pada perbedaan yang muncul antara performa yang telah direncanakan dengan performa yang sebenarnya dibandingkan terhadap indikator/ukuran performa.
Manajemen resiko meliputi 6 cara mengatur respon-respon dari setiap resiko3, yaitu :
•
mengenali kriteria pencegahan untuk meminimalkan resiko
•
mengimplementasikan rencana-rencana yang mungkin untuk menghitung resiko
•
mengurangi keraguan melalui investigasi dengan informasi yang berguna
•
mengalihkan resiko ke aset yang lain
•
alokasi resiko ke dalam persetujuan kontrak
•
mengatur kemungkinan untuk mengalokasikan anggaran

Suatu organisasi perlu memiliki fungsi penerapan manjemen resiko penggunaan sistem informasi dalam suatu organisasi yang melibatkan pihak-pihak yang meiliki resiko dan yang memantau suatu resiko serta yang melakukan test dan verifikasi
Suatu organisasi perlu memiliki kebijakan bahwa identifikasi, pengukuran dan pemantauan risiko setiap aktivitas secara periodik yang dilakukan oleh lembaga yang dibuat seperti Satuan Kerja Manajemen Resiko bekerjasama dengan satuan penyelenggara informasi dan satuan kerja pengguna informasi. Pelaksannan pengelolaan resiko tetap merupakan tanggung jawab dari tim kerja atau petugas yang melaksanakan fungsi-fungsi tersebut,oleh karena itu suatu manajemen informasi wajib memastikan pemantauan yang memadai dan pealporan mengenai aktivitas terkait informasi dan resikonya

Jenis resiko :

- teknologi : pengiriman perangkat yang terlambat, banyaknya report tentang error.

- SDM : moral yang rendah, situasi tim, kekosongan pekerjaan.

- Organisasi : situasi system organisasi.